Audit des outils : poser l'état des lieux.
Avant de connecter ou d'automatiser quoi que ce soit, il faut savoir ce qui existe. L'audit produit ce document : la liste de vos logiciels, ce que chacun détient, et le chemin réel des données entre eux.
Ce qui est analysé.
- Les logiciels en service, y compris ceux qui ne servent plus mais restent payés.
- Les données détenues par chacun, et celles qui existent dans plusieurs à la fois.
- Les échanges entre outils : ce qui passe tout seul, ce qui passe par un fichier, ce qui passe par une personne.
- Les processus administratifs tels qu'ils sont exécutés, pas tels qu'ils sont décrits.
- Les droits d'accès : qui peut faire quoi, et ce qui se passe quand cette personne est absente.
- Les tableurs qui tiennent, en pratique, une partie du système.
Comment ça se passe.
- 01
Entretiens
Avec les personnes qui utilisent les outils tous les jours, et non uniquement avec celles qui les ont choisis.
- 02
Consultation des environnements
En lecture, avec des accès que vous ouvrez et que vous refermez. Rien n'est modifié pendant cette phase.
- 03
Relevé des flux
Chaque donnée est suivie d'un outil à l'autre, jusqu'à identifier où elle est ressaisie et où elle se perd.
- 04
Restitution
Une présentation orale des constats, puis la remise du rapport. Les deux, pas l'une ou l'autre.
Ce que vous recevez.
- La carte de vos outils et des échanges entre eux.
- La liste des saisies faites plusieurs fois, avec l'endroit exact où elles ont lieu.
- Les points où le fonctionnement dépend d'une seule personne.
- Des pistes d'amélioration classées par effort et par risque, chacune indépendante des autres.
- Un document remis dans un format modifiable, que vous pouvez reprendre sans nous.
Ce que ça permet d'engager.
Les pistes du rapport sont indépendantes les unes des autres. Vous en engagez une, plusieurs, ou aucune. L'ordre appartient à vos contraintes de calendrier, pas à une logique de projet imposée.
Le rapport est écrit pour être exploitable par quelqu'un d'autre que son auteur. Rien dans l'audit n'oblige à poursuivre ensemble : votre équipe interne ou un autre prestataire peut reprendre le document tel quel.
Quand la suite passe par nous, elle porte sur un périmètre écrit, tiré du rapport, et validé avant de commencer.
Décrire votre situation avant de vous engager.
Un premier rendez-vous sert à vérifier que l'audit répond bien à ce que vous cherchez, et à en fixer le périmètre.