Faire tenir ensemble les outils d'un organisme de formation.
Inscriptions, contrats d'apprentissage, planning, plateforme pédagogique, facturation, pièces à transmettre aux financeurs : chaque logiciel fait son travail de son côté. Le lien entre eux tient à des exports, des tableurs et la mémoire de quelques personnes. C'est sur ce lien que todayworks intervient.
Système d'information
Les mêmes situations reviennent d'un organisme à l'autre.
- La même information est saisie plusieurs fois : à l'inscription, dans le dossier de formation, puis pour la facturation.
- Les logiciels s'échangent des données par export et import de fichiers, à la main, à date fixe.
- Le temps passé sur l'administratif suit le nombre de dossiers, sans que les outils absorbent cette charge.
- Une procédure tourne parce qu'une personne la connaît. Elle n'est écrite nulle part et elle s'arrête avec elle.
- Les éléments attendus par les financeurs sont répartis entre plusieurs applications, puis rassemblés à la main.
- Le parcours complet d'un apprenti, de la candidature à la sortie, ne se lit dans aucun écran unique.
Quatre façons d'entrer dans le sujet.
Audit des outils
Un relevé de ce que vous utilisez, de ce que chaque logiciel détient et de ce qui circule entre eux.
- Inventaire des logiciels et des accès
- Repérage des saisies faites deux fois
- Rapport écrit, pistes classées par effort
Connecter vos outils
Faire circuler les données entre vos logiciels sans passer par un export manuel.
- Vérification de ce que chaque outil expose
- Mise en place des échanges, par étapes
- Contrôle de ce qui passe et de ce qui échoue
Automatiser l'administratif
Confier les tâches répétitives du suivi administratif à un enchaînement automatique.
- Description du processus tel qu'il est exécuté
- Automatisation étape par étape, chacune testée
- Reprise manuelle prévue en cas d'anomalie
Placement des apprentis
Le suivi des entreprises, des offres et des mises en relation, vu depuis le poste de chargé de relations entreprises.
- État des lieux du suivi actuel
- Ce qui peut être outillé
- Ce qui relève du métier et le reste
La reprise de données, quand un outil est remplacé ou qu'un historique doit être récupéré, se traite à part.
Comment se déroule une intervention.
Cadrage
On part de votre situation : ce que vous cherchez à régler, qui est concerné, ce qui a déjà été tenté.
Relevé de l'existant
Inventaire des logiciels, des données qu'ils détiennent et des échanges entre eux. Entretiens avec les personnes qui s'en servent.
Proposition
Ce qui peut être connecté ou automatisé, ce qui ne doit pas l'être, et dans quel ordre procéder.
Mise en œuvre
Par étapes. Chacune est testée avec les personnes concernées avant de passer à la suivante.
Passation
Documentation écrite de ce qui a été mis en place, et prise en main par vos équipes.
Ce que l'on demande avant de commencer.
Par où commence une intervention ?
Faut-il changer de logiciel ?
Est-ce compatible avec notre ERP de gestion de formation ?
Cela dépend de ce que votre installation expose : une interface de programmation, des exports programmés, un accès à la base. Ce point est vérifié sur votre environnement pendant le relevé de l'existant. Aucune connexion n'est annoncée avant cette vérification.
Qui accède à nos données pendant l'intervention ?
Les accès sont ouverts nommément, limités au périmètre concerné, et refermés à la fin de l'intervention. Le relevé de l'existant se mène sur vos environnements, sans copie des dossiers de vos apprentis en dehors.
Que reste-t-il à notre charge ?
Travaillez-vous sur site ?
Et si le besoin déborde de ce qui était prévu ?
Commencer par voir clair.
L'audit des outils pose l'état de votre système sur le papier. Si vous préférez en parler d'abord, un rendez-vous suffit.