Automatiser l'administratif
Écrire une fois ce qui est refait chaque semaine.
Une tâche administrative répétitive n'est pas seulement du temps passé. C'est aussi un oubli possible, un ordre qui varie selon la personne, et un savoir qui n'est écrit nulle part. L'automatisation commence par écrire ce savoir.
Avant tout
Décrire le processus tel qu'il tourne.
Pas tel qu'il devrait tourner. L'écart entre les deux est souvent l'information la plus utile de la mission.
- Qui déclenche la tâche, à quel moment, et sur la base de quel signal.
- Les décisions prises en cours de route, y compris celles qui ne s'appuient sur aucune règle écrite.
- Les cas particuliers que tout le monde connaît sans les avoir listés.
- Ce qui doit rester validé par une personne, et ne sera donc pas automatisé.
Ce que ça peut couvrir
Les tâches qui reviennent.
Chacune se traite séparément. Rien n'oblige à tout automatiser d'un coup, ni à tout automatiser.
- La production de documents à partir de données déjà saisies ailleurs.
- Les relances liées à une pièce manquante ou à une échéance qui approche.
- La transmission d'informations d'un service à l'autre, quand elle se fait aujourd'hui par mail.
- Les contrôles de cohérence sur les dossiers, passés en revue à intervalle régulier plutôt qu'à la main.
- La préparation des éléments demandés par un financeur, rassemblés avant d'être vérifiés par une personne.
Garde-fous
Ce qui est prévu pour que ça s'arrête bien.
- Chaque enchaînement est testé sur des cas réels avant d'être laissé seul.
- Une anomalie interrompt le traitement et alerte une personne nommée, plutôt que de poursuivre.
- Le chemin manuel reste disponible et documenté.
- Ce qui a été automatisé est écrit noir sur blanc, pour que vos équipes puissent le reprendre ou le désactiver.
Commencer par une tâche.
Une seule, choisie pour ce qu'elle coûte et pour sa régularité. Le reste vient ensuite, ou ne vient pas.