Connecter vos outils
Faire circuler les données sans passer par un fichier.
Un export téléchargé le lundi, retravaillé le mardi, importé le mercredi : entre les deux, les données vieillissent et les erreurs s'installent. Une connexion supprime ce détour, quand les outils concernés le permettent.
Première étape
Vérifier ce que chaque outil accepte.
C'est la seule étape qui ne peut pas être sautée. Sans elle, tout ce qui suit relève du pari.
- Ce que le logiciel expose : une interface de programmation, des exports programmés, un accès à la base, ou rien du tout.
- Ce que votre contrat et votre édition du logiciel autorisent réellement, qui diffère parfois de ce que la documentation annonce.
- Les identifiants qui permettent de reconnaître un même apprenti ou une même entreprise d'un outil à l'autre.
- Le sens de circulation : quel outil fait référence pour quelle donnée, et lequel se contente de la recevoir.
Mise en place
Ce qui est construit.
- Les échanges eux-mêmes, montés un par un et non tous en même temps.
- Une correspondance écrite entre les champs des deux outils, y compris les cas où elle n'est pas évidente.
- Le traitement des échecs : ce qui se passe quand un envoi ne passe pas, et qui en est averti.
- Une trace de ce qui a circulé, consultable sans nous.
Ce qui reste vrai après
Une connexion se surveille.
Un outil qui change de version peut modifier ce qu'il expose. Mieux vaut le savoir avant vos équipes.
- Les points de contrôle sont documentés, avec ce qu'il faut regarder et à quelle occasion.
- La reprise manuelle reste possible : aucune connexion ne doit devenir le seul chemin praticable.
- Vos équipes savent où voir si un échange a échoué, sans passer par un prestataire.
Savoir d'abord ce qui existe.
Si l'inventaire de vos outils n'a jamais été fait, l'audit précède utilement toute connexion. Sinon, décrivez les deux outils à relier.