Placer les apprentis, et savoir où on en est.
Vu depuis le poste de chargé de relations entreprises, le placement n'est pas d'abord une question d'outil. C'est une suite d'échanges à mener, à retenir, et à reprendre au bon moment. Le plus souvent avec une boîte mail et un tableur pour seuls appuis.
Ce que la mission demande.
- Démarcher des entreprises une par une, et garder trace de qui a été appelé et quand.
- Recueillir des offres qui arrivent par téléphone, par mail, ou de vive voix pendant une visite.
- Rapprocher le profil d'un apprenti d'une offre, en tenant compte du métier, du lieu et du calendrier de l'alternance.
- Relancer une entreprise restée silencieuse, sans savoir si un collègue s'en est déjà chargé.
- Suivre ce que devient une candidature une fois transmise.
- Répondre à la direction sur l'état du placement, au moment où l'information est la plus dispersée.
Rien de tout cela n'est une faute de méthode.
Ce sont les supports qui ne suivent pas. Une messagerie retient des échanges, elle ne retient pas un état d'avancement.
L'information vit dans une boîte mail
Les échanges avec un employeur restent dans la messagerie de la personne qui les a menés. Ils partent avec elle.
Le tableur n'a pas le même âge chez tout le monde
Chacun tient sa version, mise à jour quand le temps le permet. Personne ne sait laquelle fait foi.
Le même employeur est recontacté
Par quelqu'un d'autre, sans savoir ce qui s'est dit la fois précédente. L'entreprise, elle, s'en souvient.
Un apprenti sans contrat passe sous le radar
Rien ne le signale tant que quelqu'un ne relit pas la liste entière, ligne à ligne.
Deux chemins, selon l'étendue du sujet.
Avant d'outiller quoi que ce soit, il faut savoir ce qui est fait aujourd'hui, par qui, et avec quoi.
Si le sujet dépasse le placement
Quand la même information circule mal entre les inscriptions, les dossiers et la facturation, le placement n'est qu'un symptôme parmi d'autres. L'audit des outils prend alors la mesure de l'ensemble avant de choisir par quoi commencer.
Si le besoin se limite au placement
Le suivi des entreprises, des offres et des mises en relation peut être outillé pour lui-même, sans toucher au reste. Selon ce que vos outils actuels acceptent, cela passe par une connexion entre eux ou par une application dédiée.
Dans les deux cas, un premier échange suffit à trancher, et la réponse peut être qu'il n'y a rien à outiller. Prendre rendez-vous.